Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Bigband der RWTH Aachen e.V. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und im internen Mitgliederbereich verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage wir das tun und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Bigband der RWTH Aachen e.V.
c/o Elias Hildebrand
Matthiashofstraße 39-41
52064 Aachen
E-Mail: bigband@rwth-aachen.de

Der Verein wird durch den Vorsitzenden Elias Hildebrand vertreten (siehe Impressum oben).

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns einfach an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website betreiben wir selbst auf einem gemieteten virtuellen Server. Anbieter des Servers ist die netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Website, Datenbank, Schriften, Symbole und Skripte liegen auf diesem Server. Beim normalen Aufruf der Seiten werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen (zur Ausnahme YouTube siehe Abschnitt 4).

Bei jedem Seitenaufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer, soweit Ihr Browser sie sendet) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem (User-Agent). Diese Daten werden benötigt, um die Seite auszuliefern, und können in Server-Protokollen (Logfiles) gespeichert werden, um Störungen zu beheben und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Zugriffs- und Fehlerprotokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht zu Werbezwecken aus.

Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir täglich Sicherungskopien der Datenbank und der hochgeladenen Dateien. Sie liegen auf demselben Server, werden 14 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Die Verbindung zu dieser Website ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile).

3. Cookies

Wir verwenden nur Cookies, die für den Betrieb der Website technisch notwendig sind. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein, deshalb fragen wir auch nicht nach einer Einwilligung.

• Sitzungs-Cookie (Name endet auf _session): ordnet Ihre Seitenaufrufe einer Sitzung zu, z. B. damit Sie nach der Anmeldung im Mitgliederbereich angemeldet bleiben. Die zugehörigen Sitzungsdaten, darunter IP-Adresse und Browserkennung, liegen auf unserem Server. Das Cookie läuft nach 120 Minuten ohne Aktivität ab.
• XSRF-TOKEN: schützt Formulare vor gefälschten Anfragen (Cross-Site-Request-Forgery). Laufzeit wie beim Sitzungs-Cookie.
• „Angemeldet bleiben“-Cookie (remember_web_…): wird nur gesetzt, wenn Sie beim Login „Angemeldet bleiben“ auswählen. Es hält Sie bis zur Abmeldung angemeldet, längstens etwa 400 Tage.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da sie unbedingt erforderlich sind, um die von Ihnen gewünschten Funktionen bereitzustellen. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb der Website), bei Mitgliedern auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. YouTube-Videos

Auf der Startseite zeigen wir Videos der Band, die auf YouTube veröffentlicht sind. Zunächst sehen Sie nur ein Vorschaubild, das auf unserem eigenen Server liegt. Dabei wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut. Erst wenn Sie auf „Video abspielen“ klicken, wird der YouTube-Player im erweiterten Datenschutzmodus von www.youtube-nocookie.com geladen.

Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Laden des Players werden Daten wie Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite, Browserinformationen und Ihre Nutzung des Players an Server von Google übertragen. YouTube kann dabei Cookies oder ähnliche Technologien auf Ihrem Gerät speichern oder auslesen. Wenn Sie bei Google angemeldet sind, kann YouTube den Aufruf Ihrem Konto zuordnen. Dabei können Daten auch an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Für die USA gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework), unter dem die Google LLC zertifiziert ist.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick auf „Video abspielen“ (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Einwilligung gilt nur für dieses eine Video und nur, bis Sie die Seite verlassen oder neu laden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

Der Link „Direkt auf YouTube ansehen“ und die Symbole für Facebook, Instagram und YouTube in der Fußzeile sind einfache Links. Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen davon anklicken. Dann gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

5. Kontakt per E-Mail, Buchungsanfragen und Bewerbungen

Auf dieser Website gibt es keine Kontaktformulare. Wenn Sie uns per E-Mail an bigband@rwth-aachen.de oder auf anderem Weg schreiben, etwa um uns für eine Veranstaltung anzufragen oder sich als Musikerin oder Musiker zu bewerben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns mitteilen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Adresse ist ein Funktionspostfach beim E-Mail-Dienst der RWTH Aachen (IT Center), auf das die Mitglieder des Vorstands zugreifen. Die Nachrichten liegen daher auf Servern der RWTH.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag (z. B. einen Auftritt) oder eine Mitgliedschaft zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Bewerbungen: Damit wir uns melden können, sobald in Ihrem Register ein Platz frei wird, erfasst der Vorstand Bewerberinnen und Bewerber im internen Bereich dieser Website. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Instrument(e), Datum des ersten und letzten Kontakts, der Verlauf des Austauschs, interne Notizen sowie gegebenenfalls eine Einschätzung und Bewertung nach einem Vorspiel. Diese Daten sehen nur die dafür zuständigen Vorstandsmitglieder. Sie werden spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt gelöscht, es sei denn, Sie werden Mitglied.

Anfragen, die nicht zu einer Mitgliedschaft oder einem Auftritt führen, löschen wir, sobald sie erledigt sind. Unterlagen zu Auftritten bewahren wir auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere im Steuerrecht) das verlangen.

6. Mitgliederbereich (Intern)

Der interne Bereich ist nur für Mitglieder des Vereins zugänglich. Zugänge legt der Vorstand an, eine öffentliche Registrierung gibt es nicht. Für die Organisation des Vereins und des Probenbetriebs verarbeiten wir dort:

• Konto- und Stammdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Hash), Telefonnummern, Anschrift, Geburtstag, Website und Kurzbiografie, soweit angegeben;
• Mitgliedschaften: Art (aktiv oder passiv), Beginn und Ende, Instrument;
• Ämter im Verein mit Amtszeit;
• Zu- und Absagen zu Proben und Auftritten mit Kommentar, die tatsächliche Anwesenheit und Verspätungen sowie daraus folgende vereinsinterne Gebühren und ob sie bezahlt sind;
• Einstellungen wie Erinnerungs-E-Mails sowie einen persönlichen Zugangsschlüssel für den Kalender-Abo-Link (iCal), den Sie selbst neu erzeugen können;
• beim Login die Sitzungsdaten aus Abschnitt 3.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Mitgliedschaft nach der Vereinssatzung). Die Daten sind nur für angemeldete Mitglieder sichtbar. Alle Mitglieder sehen im Profil der anderen Mitglieder Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Geburtstag, Anschrift, Website und den selbst geschriebenen Text („Bio“) sowie die Zu- und Absagen zu Terminen; Telefon, Geburtstag, Anschrift, Website und Bio sind freiwillige Angaben. Mitgliedschaften, Ämter, Anwesenheiten und Bewerberdaten verwaltet der Vorstand.

E-Mails: Das System verschickt Erinnerungen an ausstehende Zu- oder Absagen an die betroffenen Mitglieder (im Profil abbestellbar), Links zum Zurücksetzen des Passworts (12 Stunden gültig) und am Vortag einer Probe eine Übersicht mit Programm und den Zu- und Absagen an die interne Mailingliste der Band. Die Mailingliste betreibt das IT Center der RWTH Aachen (lists.rwth-aachen.de). Versendet werden die E-Mails über den Mailserver der RWTH Aachen.

Musikerliste: Auf der öffentlichen Seite „Die Band“ nennen wir Vor- und Nachnamen und das Instrument der aktiven Mitglieder. Das geschieht mit Einwilligung der Mitglieder, die wir bei der Aufnahme einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; eine kurze Nachricht an den Vorstand genügt.

Nach dem Ende der Mitgliedschaft bleibt das Konto als ehemaliges Mitglied erhalten, damit Mitgliedschaftszeiten und Anwesenheiten für die Vereinsgeschichte und die Statistik nachvollziehbar bleiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ehemalige Mitglieder werden nicht mehr auf der öffentlichen Musikerliste genannt. Auf Wunsch löschen wir das Konto und die zugehörigen Daten vollständig, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; eine kurze Nachricht an den Vorstand genügt.

7. Weitergabe von Daten

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Empfänger sind nur die in dieser Erklärung genannten Dienstleister (Server-Anbieter, RWTH Aachen für E-Mail und Mailingliste) sowie Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Abgesehen von YouTube (Abschnitt 4) übermitteln wir keine Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR.

8. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um Ihre Rechte auszuüben, genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse. Mitglieder können viele ihrer Angaben auch selbst im Profil einsehen und ändern.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

9. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Um diese Website anzusehen, müssen Sie uns keine Daten bereitstellen. Ohne die technisch notwendigen Daten aus Abschnitt 2 kann die Seite aber nicht ausgeliefert werden. Für eine Mitgliedschaft benötigen wir die für die Vereinsverwaltung erforderlichen Angaben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026